Informasjon og veiledning
Ansvarsfordelingen
PÄ denne siden finner du nyttig informasjon om ansvarsfordelingen, hvordan den virker og hvorfor den er viktig.
Hva er ansvars-fordelingsskjemaet?
PÄ sitt enkleste er det et skjema hvor man kan plassere ansvar for oppfyllelsen av underliggende enheters (UE) kriterier. Man fÄr tre valg: la kriteriet bli oppfylt hos hver UE, dele ansvaret mellom UE og hovedkontoret (HK) eller flyttet ansvaret for oppfyllelsen opp til HK alene. Velger man det siste betyr det at HK fÄr ansvaret for Ä presentere revisjonsbevisene for de utvalgte kriteriene pÄ vegne av alle UE. PÄ denne mÄten strukturerer man ansvaret for de forskjellige kriteriene der hvor det passer best i egen organisasjon.
Skjemaet har i tillegg andre funksjoner og muligheter, noe som gjĂžr at det kan vĂŠre kanskje det viktigste verktĂžyet i hovedkontormodellen.
Hvor finner man ansvars-fordelingsskjemaet?
Ansvarsfordelingsskjemaet finner man pĂ„ hovedkontorets side for miljĂžkartlegging. For Ă„ komme til den sida har man to muligheter: enten via menyknappen og valget miljĂžkartlegging eller via «endre kriterier» pĂ„ hovedkontorets âDetaljerâ.
Â
Knappene i skjemaet
Helt innledningsvis er det viktig at man vet forskjellen pÄ de to knappene for «Bekreft ansvarsfordeling» og «Lagre og lukk». De to knappene ligger pÄ hÞyre side under filteret.
Lagre og lukk: Denne knappen er kun til for Ă„ mellomlagre endringer i kommentarer og ansvar, slik at man kan fortsette med ansvarsfordelingen senere.
Bekreft ansvarsfordeling: InnebÊrer at ansvaret er ferdig fordelt, og at grunnlaget dermed er klart for Ä opprette nye miljÞkartlegginger. Det er mulig Ä bekrefte ansvarsfordelingen flere ganger hvis man ser at det er behov for endringer i forhold til forrige gang man bekreftet den. Denne knappen brukes ogsÄ til Ä fÄ oppdatert Äpne miljÞkartlegginger som har lagt til nye kriterier etter at de ble opprettet. OBS! Endring i ansvar vil kunne gjenÄpne hovedkontorets miljÞkartlegging.
Hva betyr de forskjellige valgene?
Hovedkontor: NÄr kriteriet plasseres pÄ hovedkontoret betyr det at det er en sentral ivaretakelse av kriteriet pÄ vegne av alle, eller at det er et sentralisert system som fÞlger opp at kriteriet blir ivaretatt/utfÞrt av UE.
Kriterier som er plassert hos HK skal bare besvares/kommenteres i HKs kartlegging, og kommer derfor ikke inn i UEs kartlegginger.Â
Begge: NÄr kriteriet er plassert hos begge betyr det at kriteriet har en lokal del som mÄ utfÞres og besvares av hver enkelt UE, men at det er deler av kriteriet som ogsÄ er ivaretatt sentralt og pÄ en felles mÄte for alle.
Kriterier som er plassert pÄ begge kommer inn i bÄde HKs og UEs kartlegginger.
Underliggende enhet: NÄr kriteriet plasseres pÄ Underliggende enhet betyr det at det er UE alene som skal svare ut kriteriet, og at det ikke er noen sentraliserte oppgaver eller lÞsninger for Ä oppfylle kriteriet. Kriteriet har en lokal oppfyllelse.
Kriterier plassert hos Underliggende enhet kommer bare inn i UEs kartlegginger.
NĂ„r ble ansvarsfordelingen sist bekreftet?
Over skjemaet ligger det en liten boks som forteller om hvem og nÄr ansvarsfordelingen ble bekreftet sist.
Kriteriene
Helt til venstre i skjemaet finner vi hvilket ID-nummer hvert enkelt kriterium har, og i tillegg er det en MouseOver-funksjon som lister opp hvilke(t) kriteriesett enkeltkriteriet kommer fra.
Husk pÄ at det er kriterier lagt til i bransjekriterier hos underliggende enheter som kommer inn i ansvarsfordelingen, ikke bransjekriterier lagt til hos selve hovedkontoret.
Â
OBS! Det er kun hovedsertifisÞr og admin-brukerer som ser, og har tilgang til, kolonnen «SertifisÞrs instruks».
Hvem har ansvaret?
Â
For de kriteriene hvor vi kommer fram til at det er et delt ansvar eller at ansvaret ligger pÄ hovedkontoret (overordnet nivÄ), kan vi nÄ benytte kolonnen «Hvem har ansvar» til hÞyre i ansvarsfordelingen. Ved Ä benytte denne vil det ikke vÊre tvil om hvem, eller hvilken funksjon, som har fÄtt ansvaret for Ä ivareta at kriteriet blir oppfylt og implementert i organisasjonen. Informasjonen kan selvfÞlgelig endres og slettes.
Â
Ănsker man Ă„ benytte dette til Ă„ lage handlingsplaner, kan man eksportere ansvarsfordelingen til Excel. Mer om dette lengre nede pĂ„ sida.
Hvordan ser det ut i portalen?
Hvem har ansvaret?
Slik ser oversikten ut nÄr den hentes fra en UEs miljÞkartlegging. Ved Ä trykke pÄ den store grÄ knappen fÄr man en oversikt over hvilke kriterier som er lÞftet opp til HK, og dermed ikke er i UEs kartlegging, og man kan se hvem ved hovedkontoret som er blitt gitt ansvaret.
Eksport av skjemaet til Excel
NÄr man har gÄtt gjennom alle kriteriene og ansvaret er fordelt der det hÞrer naturlig hjemme i organisasjonen, kan man ta ut ansvarsfordelingen i Excel. Dette kan vÊre et godt verktÞy nÄr man skal sikre oppfÞlgingen av kriteriene ved Ä lage handlingsplaner for hver enkelt ansvarlig med lister over «deres» kriterier. Knappen for eksporter ligger i nÊrheten av filtreringsboksen i Þvre, hÞyre hjÞrne av ansvarsfordelingen.
Pendingliste
Kriterier er revidert siden sist bekreftelse
Dette er en liste («pendingliste») som viser hvilke kriterier som er revidert, oppdatert eller stoppet siden siste gang ansvarsfordelingen var oppdatert med de siste versjonene av kriteriene.
Denne lista er her for Ä sikre at ikke UE fÄr ulike kriterier avhengig av nÄr de skal (re)sertifiseres som fÞlge av endringer i systemet.
Hovedkontoret kan velge Ä ta inn alle eller noen av endringene fortlÞpende underveis i sin sertifiseringsperiode, men mÄ senest ta inn alle endringene i forbindelse med sin resertifisering. Dette for at alle UE, og HK, skal bli resertifisert pÄ dagens gjeldende kriterier. Det er kun administrator som kan gjÞre oppdateringen av ansvarsfordelingen, og dette gjÞres i samarbeid med kunde.
En UE har lagt til et nytt bransjekriterium
Noen ganger skjer det at en UE mÄ legge til et nytt bransjekriterium som ikke tidligere har vÊrt i ansvarsfordelingen. Det som skjer da er at kriteriene legger seg inn i ansvarsfordelingen og ansvarsfordelingen gÄr fra Ä vÊre bekreftet til ikke bekreftet.
De nye kriteriene som er kommet til fÄr en markering Ny! og stÄr som standard plassert pÄ UE.
Det er det samme som vil skje om administrator oppdaterer ansvarsfordelingen ved Ä ta inn kriterier som har stÄtt pÄ vent (pendinglista).
UE endrer bransjekriterier eller svar i innledende ETTER at de har opprettet kartleggingen
Det er bekreftelse av ansvarsfordelingen som fÄr «ting» til Ä skje. En UE kan ved et uhell legge til eller ta bort et kriteriesett etter at de har opprettet kartleggingen, og da har vi en sikkerhet ved at disse endringene ikke kommer direkte inn. Vi mÄ ville ta inn endringene. I slike tilfeller mÄ ansvarsfordelingen bekreftes pÄ ny, selv om den allerede har status bekreftet. Det er for tilfeller som dette bygget inn et varsel Þverst i skjemaet. Dette varslet mÄ ses sammen med epostvarsel hvor det stÄ hvilken UE som har gjort endringer.
Endre ansvar etter bekreftet
I forbindelse med fĂžrstegangssertifisering:
Det er vanlig at ikke alle kriterier blir ansvarsfordelt pÄ samme tid, og det er fullt mulig Ä bekrefte ansvarsfordelingen flere ganger i lÞpet av en prosess.
Etter at ansvarsfordelingen er bekreftet fÞrste gang vil endringer i ansvar medfÞre at ansvarsfordelingen ikke lengre er bekreftet. For Ä fÄ en oversikt over hvilke endringer som er gjort, og som har medfÞrt at ansvarsfordelingen ikke lengre er bekreftet, ligger det en oversikt man kan trykke pÄ som viser hvilke endringer som er gjort siden sist.
FÞr hovedkontorets kartlegging er levert og godkjent vil bekreftelse av nye ansvarsplasseringer medfÞre at de aktuelle kriteriene kommer inn, eller gÄr ut, av hovedkontorets kartlegging, og motsatt i eventuelle kartlegginger som er i prosess hos UE.
Etter fĂžrstegangssertifisering:
Bekreftede endringer i ansvarsfordelingen vil medfÞre at hovedkontorets kartlegging blir gjenÄpnet slik at man kan svare ut de aktuelle kriteriene. Dette skjer fordi man har flyttet bevisbyrden, og dermed deler av sertifiseringsgrunnlaget, opp til HK og bort fra UE. For at en UE skal bli sertifisert mÄ hele sertifiseringsgrunnlaget vÊre godkjent, og det betyr at de kriteriene som er ansvarsplassert opp til HK fra UE, mÄ svares ut fÞr UE kan fÄ sin godkjenning. Kriterier som er plassert opp til HK er tatt ut av UEs kartlegging, som nevnt tidligere.
Innledende spÞrsmÄl
Ansvarsfordelingen henter sitt grunnlag fra hvilke kriterier UE skal besvare. Noen kriteriesett har enkelte kriterier som kun tildeles som resultat av svar avgitt i innledende spÞrsmÄl. For at disse ikke skal komme rett inn i ansvarsfordelingen, og endre grunnlaget i denne, er det laget en regel som gjÞr at disse kriteriene blir satt pÄ vent fram til hovedkontoret er klar for Ä ansvarsfordele dem. Prinsippet er det samme som for reviderte kriterier.
Men, den store forskjellen er at de innledende spÞrsmÄlene Mà aktivt inn i ansvarsfordelingen for at ansvarsfordelingsskjemaet skal bli komplett fra start av. Det betyr at nÄr et HK starter prosessen fÞrste gangen, sÄ mÄ MINST én UE besvare sine innledende spÞrsmÄl for at kriteriene skal komme inn i ventelista, og sÄ videre derfra inn i ansvarsfordelingen.
OBS! Det er bare admin-brukere som kan flytte kriterier fra ventelista og over i ansvarsfordelingen.
Bildet til hĂžyre viser hvordan det ser ut i ansvarsfordelingsskjemaet.
Veiledning fra hovedkontoret
Kolonnen «kommentar til underliggende enhet» benyttes av hovedkontoret til Ă„ gi UE en egen veiledning. Dette kan hjelpe med Ă„ fĂ„ en felles tilnĂŠrming til hvordan et kriterium skal oppfylles.Â
Veiledningen kommer inn i UEs kartlegging som en egen infoboble tilknyttet kommentarfeltet til det enkelte kriterium.
PS! Denne veiledningen virker bare nÄr kriteriet er plassert hos UE eller Begge.
Hovedkontoret er under resertifisering
NÄr det er seks mÄneder igjen til hovedkontorets sertifikat gÄr ut, vil hovedkontoret komme "under resertifisering". Dette gjÞres for Ä sikre at hovedkontoret gÄr til resertifisering pÄ oppdaterte kriterier, men samtidig fÄr tid nok til Ä tilpasse systemene nye kriterier som eventuelt mÄtte komme til.
Det er ogsÄ viktig at man ikke rullerer/oppdaterer kriteriene fÞr alle UE er klare for det. Dette fordi Äpne kartlegginger eller pÄgÄende sertifiseringsprosesser vil bli pÄvirket av endringene i kriterier i ansvarsfordelingen.
Bildene under viser endringen av knapp fra «gÄ til ansvarsfordeling» til «vis endringer i ansvarsfordeling» som skjer nÄr et hovedkontor er «under resertifisering».
NÄr hovedkontoret er under resertifisering kan UE ikke opprette kartlegging. Kartleggingene er lÄst i pÄvente av at HK tar inn nye kriterier og starter sin resertifisering. Siden HK ivaretar deler av UEs sertifiseringsgrunnlag (kriterier er lÞftet opp), kan ikke UE (re)sertifiseres fÞr ETTER at HK har fÄtt fornyet sitt sertifikat. Dette fordi det ikke kan utstedes sertifikater til UE hvor ikke hele sertifiseringsgrunnlaget er sjekket og godkjent.
Som vist her vil ikke UEs kartlegging vĂŠre mulig Ă„ opprette.
Helt til slutt. I noen fÄ tilfeller er det ingen kriterier som mÄ oppdateres i ansvarsfordelingen forbindelse med en resertifisering, og da er det en egen knapp for ADMIN som lÄser ansvarsfordelingen opp fra statusen "under resertifisering".
