BRUKERVEILEDNINGER © Stiftelsen Miljøfyrtårn

Nye felleskriterier:

Endringer for hovedkontor

PĂĄ denne siden oppsummerer vi de viktigste tekniske endringen fra og med 15. juni 2022,
for private/statlige virksomheter sertifisert etter hovedkontormodellen.

1. Hovedendringer – 2. Innledende spørsmål – 3. Ansvarsfordeling – 3.1. Oppdatering og venteliste – 4. Styringsverktøy

Hovedendringer

I forbindelse med lansering av nye felleskriterier og verktøy er det gjort noen tekniske endringer i Miljøfyrtårnportalen som berører konsern og tilhørende underenheter. Merk at verken modellen eller metoden for sertifisering av hovedkontor er endret. Oppsummert er dette de viktigste endringene:

  • Alle virksomheter skal svare ut innledende spørsmål før sertifiseringsprosessen settes i gang, slik at miljøkartleggingen opprettes med relevante og tilpassede enkeltkriterier for virksomheten. Les mer under.
  • Alle enkeltkriterier som tildeles på bakgrunn av innledende spørsmål kommer inn i opplistingen av kriterier som skal ansvarsfordeles, sammen med øvrige kriterier. Les mer under.
  • Alle underenheter har tilgang til de nye styringsverktøy via sin startside i Miljøfyrtårnportalen. Les mer under.
  • De to kriteriene under kriteriesettet Hovedkontor er fjernet.

NB: Kun én versjon av felleskriteriene kan brukes i et konsern. Dersom konsernet har startet ansvarsfordelingen på "gamle" felleskriterier, kan prosessen fullføres med disse. Kriterieversjonen fra siste godkjente ansvarsfordeling vil gjelde for underenhetene frem til hovedkontoret skal resertifiseres igjen. Det betyr at når hovedkontoret bytter fra «gammel» til «ny» versjon av felleskriteriene, så legges det samtidig om til samme versjon for de underenhetene.

Innledende spørsmål

  • BĂĄde hovedkontoret og underenhetene mĂĄ svare ut innledende spørsmĂĄl hver for seg, før de kan opprette sin miljøkartlegging. NB: Det er viktig at dette gjøres i riktig rekkefølge – les mer under ansvarsfordeling.

  • Svarene pĂĄ innledende spørsmĂĄl vil pĂĄvirke utvalget og antall enkeltkriterier som underenhetene skal sertifiseres etter, og gi tilpassede kriterier. Alle kriteriene som tildeles basert pĂĄ svar i innledende spørsmĂĄl, vil komme inn i ansvarsfordelingen til hovedkontoret. 

  • TIPS: Ta en gjennomgang med underenhetene før oppstart, for sikre at "like" underenheter oppgir samme svar knyttet til egeneide lokaler/bygg, og forvaltning av utearealer.

  • Merk at byggeiere i utgangspunktet vil fĂĄ andre kriterier enn leietakere. Gjennom ansvarsfordelingen vil disse kriteriene antakeligvis bli løftet opp til et felles ansvarsomrĂĄde i organisasjonen.

  • Merk at antall ĂĄrsverk hos hver enkelt underenhet pĂĄvirker antallet kriterier underenhetene fĂĄr, og at antallet kriterier derfor vil variere fra underenhet til underenhet.

Her en oversikt over de innledende spørsmålene, og hvilke kriterier (av totalt 15) som legges til i miljøkartleggingen ved positive svar:

Ansvarsfordeling

Ansvarfordeling av kriterier må gjøres av hovedkontoret både ved førstegangssertifisering og ved resertifisering. Før hovedkontoret kan starte på ansvarsfordelingen, og før miljøkartleggingen kan opprettes, må innledende spørsmål være besvart av underenhetene. Det er viktig at dette gjøre i riktig følgende:

  1. Gå gjennom innledende spørsmål hos minst én underenhet. Dersom du oppdager at andre underenheter vil kunne oppgi andre svar, bør du gå gjennom innledende spørsmål for disse også før du går videre til ansvarsfordelingen.
  2. Jobb med ansvarsfordelingen. Husk å sjekke om det ligger en liste med oversikt over endrede kriterier, og ta kontakt med din kontaktperson i Miljøfyrtårn hvis det er tilfelle.
  3. Før eller etter at ansvarsfordelingen er bekreftet første gang, kan du gå gjennom hovedkontorets innledende spørsmål.
  4. Etter at alle underenhetene har vært gjennom innledende spørsmål, kan du opprette hovedkontoret sin miljøkartlegging.

ANSVARSFORDELING

Oppdatering og venteliste

Ved resertifisering må kundekontakt i Miljøfyrtårn (KAM) hjelpe med å ta kriteriene over fra "ventelista" til ansvarsfordelingen. På siden for ansvarsfordelingen, vises en oversikt over hvilke kriterier som er på vent til å komme inn i ansvarsfordelingen (under "vis endringer"). Nye kriterier fra «ventelista» blir markert med «Ny!» i ansvarsfordelingen, se skjermbilder under:

Styringsverktøy

  • Alle underenheter har fått en omstruktert startside i Miljøfyrtårnportalen, som gir direkte tilgang til noen nye digitale moduler i styringsverktøyet. 
  • Styringsverktøyet består av fem moduler som har en logisk funksjon og nytteverdi i et helhetlig styringsarbeid. Det som frem til nå har vært kjent som "klima- og miljørapporten" er nå innlemmet i styringsverktøyets moduler for innrapportering og resultater og statistikk. 
  • Underenhetene vil få tilgang til to nyutviklede moduler i styringsverktøyet, som kan brukes til å sette mål og følge opp tiltak mer systematisk. Brukerveiledning vil være tilgjengelig. Verktøyene er valgfrie å bruke, og hver enkelt underenhet kan og oppfordres til å ta dem i bruk for å kunne jobbe systematisk med sitt lokale forbedringsarbeid. Dette til tross for at arbeidet med mål og tiltak er løftet til opp til hovedkontoret i kriteriene.
  • Handlingsplanen og mål fra den tidligere klima- og miljørapporten er lagt over i de nye modulene for mål og tiltak. Disse modulene kan brukes valgfritt uavhengig av sertifiserings-/innrapporteringsperioden.
  • Hovedkontoret har ikke en tilsvarende startside som underenhetene, men har tilgang til de ulike modulene via hovedkontorets detaljer-side. Tiltaks-modulen for hovedkontoret er tilgjengelig via hovedkontorets detaljer-side. Merk at du finner mål-modulen via menyvalget "Resultater og statistikk".  

Se skjermbilder under:

Slik ser underenhetene sin startside ut i Miljøfyrtårnportalen:

Trenger du hjelp?
Kontakt oss:
38 00 80 60 // [email protected]

Logg inn i Miljøfyrtårnportalen